Personvernerklæring
Innledning
Når du er i kontakt med oss, for eksempel som privatperson eller kontaktperson hos kunde/oppdragsgiver eller hos leverandør, behandler OPAK personopplysninger om deg. Behandlingsansvarlig for opplysningene vi behandler er OPAK AS. Denne personvernerklæringen beskriver hvilke personopplysninger vi mottar, samler inn og behandler når du besøker vår nettside, når du tar kontakt med oss eller er registrert kunde/oppdragsgiver eller leverandør.
Registrering og innsamling av personopplysninger
Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg.
Personlig identifiserbar informasjon
Personlig identifiserbar informasjon er opplysninger som identifiserer deg som enkeltperson. Slik informasjon bruker vi hovedsakelig for å kunne administrere henvendelsen din og avtalen vi har med deg. Eksempler på tilfeller der vi samler inn og registrerer slik informasjon er:
- Ved ulike henvendelser. Hvis du retter en henvendelse til OPAK, for eksempel via henvendelsesskjema på nettsiden, ringer oss eller sender oss en e-post, vil relevante opplysninger kunne bli lagret, for eksempel navn, telefonnummer, e-postadresse og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen.
- Etablering av kunde- eller leverandørforhold og administrasjon av forholdet. Det behandles i kontaktinformasjon som navn, telefonnummer og e-post, dokumentasjon av identitet, betalingsopplysninger ifm. fakturering mv. som vi trenger for å håndtere vårt kunde- eller leverandørforhold.
- Oppdragshåndtering og lagring/oppbevaring av oppdragsdokumenter. Ifm. håndtering av oppdrag/prosjekt behandles personopplysninger som er nødvendige i relasjon til det aktuelle oppdraget.
- Søknadshåndtering. Sender du oss søknad og CV vil vi vurdere deg som aktuell kandidat for ledige stillinger basert på søknadsinformasjonen du har sendt oss. Utfyllende informasjon om behandling av personopplysninger ifm. rekruttering finner du under Vilkår ved innsending av søknad på våre karriersider.
Ikke-personlig identifiserbar informasjon
Ikke-personlig identifiserbar informasjon er informasjon og andre opplysninger som ikke avslører din personlige identitet. OPAK samler inn slik informasjon om besøkende på www.opak.no. Vi bruker analyseverktøyet Google Analytics på vårt nettsted for å samle informasjon om besøkende, herunder hvor mange som besøker sidene våre, hvor lenge besøket varer, søkeord, hvordan brukerne kommer til OPAKs hjemmesider og hvilke nettlesere som benyttes. Opplysningene bruker vi til statistikkinnhenting, administrasjon og vedlikehold av nettsidene og tjenestene.
Grunnlaget for behandlingen
Vårt grunnlag for å behandle personopplysninger vil variere, men vil i henhold til personopplysningsloven bestå av bedriftens legitime interesse, samtykke fra den registrerte, nødvendig for å oppfylle en avtale med den registrerte eller for å oppfylle en rettslig forpliktelse.
Det er nødvendig for oss å behandle personopplysninger for å kunne oppfylle en kunde- eller leverandøravtale, administrere kunde- og leverandørforholdet og gjennomføre oppdrag. Behandlingen skjer også på grunnlag av rettslig forpliktelse til arkivering av pågående og avsluttede oppdrag.
Grunnlaget for å behandle personopplysninger knyttet til henvendelser er hovedsakelig basert på berettiget interesse, da det er nødvendig at vi har denne informasjonen for å kunne imøtekomme og svare ut din henvendelse. Vi har også en berettiget forretningsinteresse i å skaffe nok informasjon om søkere til å kunne rekruttere den rette kandidaten.
Utlevering av personopplysninger til andre
Vi oppbevarer personopplysninger i henhold til gjeldende lovgivning og har rutiner for å sikre kravene til konfidensialitet, tilgjengelighet og integritet. Vi utleverer eller overfører ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag eller pålegg for slik utlevering. I tilfeller der OPAK bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne, har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen.
Lagring og sletting
Relevante opplysninger og informasjon innhentet gjennom henvendelser på www.opak.no, telefon eller e-post lagres i vårt CRM-system og vårt dokumentarkiv i SharePoint. Relevante kunde-, leverandør- og oppdragsopplysninger lagres også i vårt CRM-system og vårt dokumentarkiv i Sharepoint. Fakturering og regnskap foregår i 24SevenOffice. Søknader behandles i vårt rekruttingsverktøy ReachMee.
Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for, og slettes når formålet ikke er gjeldende lenger.
Rettigheter
Du har rett til å be om innsyn i de opplysninger som OPAK har registrert om deg. Du kan også be om retting, sletting og begrensninger i behandlingen av personopplysninger i samsvar med gjeldende lovgivning. Hvor behandlingen av personopplysninger er basert på samtykke, kan du til enhver tid trekke samtykket tilbake. Hvis du ønsker å utøve dine rettigheter, vennligst ta kontakt med oss. Vi vil svare på henvendelser så fort som mulig, og senest innen 30 dager. Det er en forutsetning at identiteten til den som retter forespørsler kan bekreftes, for å forsikre om at vi kun gir tilgang til personopplysningene til den som har rett til opplysningene.
Vi gjør for øvrig oppmerksom på at selv om personvernregelverket har omfattende bestemmelser om ovennevnte, kan det gjelde unntak fra enkelte rettigheter. Det kan f.eks. skje at vi ikke er lovpålagt å etterkomme anmodningen din.
Om du skulle være uenig i vår behandling av dine personopplysninger kan du kontakte Datatilsynet, men vi anmoder deg om å kontakte oss først slik at vi dels kan ta stilling til dine innvendinger og dels at vi kan oppklare eventuelle misforståelser.
Kontaktinformasjon
For spørsmål du måtte ha om vår behandling av personopplysninger kan du kontakte oss. Kontaktinformasjonen til OPAK er:
OPAKs HR-avdeling, e-post: hr@opak.no
Adresse: Engebretsvei 7, 0275 Oslo
OPAK, rev. 8.6.2020